Sprogbrug

Stærkt inspireret af dette fremragende blogindlæg på The Beat Aroud the Blog har jeg besluttet at tage hul på vigtigheden af et godt sprogbrug. Jeg vil her behandle to aspekter. På indholdsdelen foregår det på afsnitsniveau, og på udtryksdelen på sætningsniveau.

Fokus på pointerne

Bloggen fremhæver de tre K’er, som bør være retningslinjer for enhver tekst: Klart, Korrekt, Konstruktivt. Jeg vil gerne supplere med min gamle engelsklærers mantra: Clarity, Brevity, Consistency. I bund og grund siger de det samme: Hold fokus på pointerne.

Nogle mennesker er til digte, metaforer og flagrende abstraktioner. Poesi for mig er en sætning, der klart og præcist siger nøjagtigt det, den skal. Alt andet hører hjemme i kunstens verden eller privatlivet. Professionel kommunikation er effektiv og målrettet. Det betyder ikke, at den ikke kan være sprogligt interessant, men den må aldrig være interessant på bekostning af pointerne.

Der er i dag hele kurser, som skal lære folk at have et fornuftigt forhold til deres inbox. Problemet er, at det optager utroligt meget tid at læse mails. Vi har nok alle haft kollegaer eller samarbejdspartnere fra hvem, mails ikke altid var velkomne, fordi det nærmest kræver en overstregningstusch at samle op på pointerne, når vi er færdige med læsningen. Fornuftig sprogbrug er ikke kun vigtigt i ansøgninger, men også i arbejdslivet. Hvis vi en dag bliver kollegaer, vil jeg i hvert fald sætte uendeligt meget pris på det. Helt sikkert er det , at de færreste arbejdsgivere vil tage sig tid til at lede efter pointerne i din ansøgning.

Den bedste løsning vil altid være at vise din ansøgning til en ven, din A-kasse eller en anden uvildig læser. Når du læser din tekst, gør du det med en masse baggrundsviden, som din læser ikke har. Selv at vurdere om indholdet er fagligt og fyldestgørende præsenteret er meget svært.

En lille øvelse

En god øvelse at foretage kan være at sætte overskrifter på alle sine afsnit. Du behøver ikke lade dem stå i ansøgningen, men brug dem til at sikre klarheden. Hvis du midt i et afsnit opdager, at indholdet ikke passer til overskriften, så flyt det ned og giv det en egen overskrift. Dette er en mini-udgave af en anden god øvelse, hvis du arbejder med større tekstmængder. Her kan det være en stor fordel at arbejde med autogenererede indholdsfortegnelser for at sikre argumentationsrækken og indholdsvægtningen på de enkelte kapitler.

Når du har dine overskrifter, kan du hurtigt se, hvilke emner, du har vægtet mest i ansøgningen. Du vil også kunne se, hvor du kan slå emner sammen under en ny overskrift. Husk herefter klart at signalere med afsnittets første sætning, hvad det handler om. Er det din erfaring med et bestemt krav? Din uddannelse? Virksomheden? Din motivation? Herefter kan du slette overskrifterne igen – eller lege med dem og gøre dem til en del af ansøgningen.

På indholdsdelen er det en rigtigt god ide at kigge på tegnsætningen. Hvis det er svært at sætte kommaer, så er sproget uklart. Hvis der er for mange kommaer i en sætning, så er der for meget indhold i sætningen. Punktummer og korte sætninger bevarer fokus på pointerne. Det er meget svært at lave korte upræcise sætninger.

?, ! ”…”🙂

Spørgsmålstegn, udråbstegn og anførselstegn er gode redskaber, men brug dem varsomt. Nogle er gammelkendte problemer, mens andre er udsprunget af den meget uformelle tone i samfundet og på nettet.

Spørgsmål

At stille retoriske spørgsmål er generelt langt mere virkningsfuldt i et foredrag end i en tekst. Udover at de kan være forstyrrende for læserytmen, vil de også sætte læserens tanker i gang. Det ønsker du ikke i en ansøgning. Hvis din læsers instinktive svar er et andet end dit, tjener det kun til at påpege forskelligheder eller gøre din holdning mindre værd. Du er ikke til stede til at forsvare dit synspunkt.

Hvis du får stillet spørgsmålet ”hvilke tre ting kendetegner dig mest?” vil svaret være anderledes, end hvis du læser en beskrivelse af de tre ting, der kendetegner dit stjernetegn, selvom disse pudsigt nok vil slå dig som sande. Når du får svaret serveret, vurderer du ikke, om det er det bedste svar, men om svaret har sandhedsværdi.

Når jeg føler trang til at sætte et spørgsmålstegn, forsøger jeg altid at erstatte det med en konstatering. Indimellem kan spørgsmålet være den rette løsning, men jeg afprøver altid andre muligheder.

Udråbstegn  

Vi er stadig mange mennesker, som rent faktisk bruger tegnsætningen til at læse en tekst korrekt. Vi finder for eksempel kommafejl ualmindeligt generende, fordi de forstyrrer læserytmen, men det er en anden sag. Pointen lige nu er udråbstegn. Når du sætter et udråbstegn, råber du i mine ører. Det kan jeg ikke lide.

Udråbstegn hører til efter rent faktiske udråb. Det vil sige meget korte sætninger: Kom så! Jeg er klar! Fantastisk! Super! Nej! Lange sætninger læses ord for ord, hvor korte opråb, slogans og lignende i lige så høj grad opfattes først. Du ser altså udråbstegnet samtidig med, at du begynder læsningen. Sat på denne måde opnår du den ønskede effekt med et udråbstegn.

Anførselstegn

På et tidspunkt gik alle rundt og lavede anførselstegn i luften, hvilket gjorde dem lidt til ”allemandseje”. Se på den sætning igen. Anførselstegn ændrer den tone, man læser i. Jeg læser nu: ”… hvilket gjorde dem til sådan noget, man kunne kalde allemandseje”. Anførselstegn gør et udsagn svagere og lægger lidt afstand. Sætningen kan sagtens fungere uden dem.

Anførselstegn er et af de mest misforståede grammatiske virkemidler. Ligesom med spørgsmålstegn vil jeg varmt anbefale, at man afprøver sætningen uden. Ingen tekster skal være mere klare og præcise end journalistiske artikler. Hvornår har du sidst set anførselstegn i en avis?

Smileys og andre moderne fænomener

Chatprogrammer og sms’er har haft en kolossal indvirkning på den måde, vi kommunikerer på. Jeg tager ofte mig selv i at have lyst til at sætte en smiley i enden af en sætning for at være sikker på, at den opfattes korrekt. Jeg ved faktisk ikke, om nogen bruger dem i ansøgninger, men jeg vil da på det varmeste anbefale, at man lader være. Jeg er ikke nogen fan af de meget formelle ansøgninger, men med brugen af smileys går formalitetsniveauet i minus og bliver direkte useriøst. Jeg er stor fan af humor og ironi i ansøgninger (med måde), men kan dette ikke signaleres af sætningen alene uden virkemidler, så duer det ikke.

Tilsvarende har fx sms’er gjort os lidt sprogligt dovne. Jeg tager ofte mig selv i at skrive halve og kvarte sætninger. Mest almindeligt er det at glemme subjektet ved fx at skrive: ”Håber at høre fra dig snart”. Det er naturligvis heller ikke i orden.

Kend dig selv

Det var igen en masse ting, man ikke må gøre, men første skridt er også altid erkendelsen af et problem. Mange mennesker tror, de kommunikerer godt, men gør det faktisk ikke. Jeg hørte engang om en chef, som skrev sine egne breve på engelsk og havde et totalt forfejlet indtryk af sine egne kompetencer. Han havde oversat “et gyldent håndtryk” med “golden shower”. Det er slang for urinsex.

Er du stadig sikker på dig selv, eller skulle du måske prøve at spørge en ven?

Skriv en kommentar

Filed under Uncategorized

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out / Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out / Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out / Skift )

Google+ photo

Du kommenterer med din Google+ konto. Log Out / Skift )

Connecting to %s